普段からビジネスフォンをお仕事で使っている方は多いと思います。
しかし、「いつも同じ機能しか使わない」「無駄にボタンが多いけど、どこで使用するのか分からない」など思うときはありませんか？
毎日つかっているビジネスフォンでもおそらく活用されていないだろう機能がたくさんあります。
今回は、もっと業務効率化につながるビジネスフォンの機能と活用法方をご紹介します。
▶目次
１．ビジネスフォン導入のメリットとは？
なぜ会社では一般的な家庭用電話機ではなく、ビジネスフォンが選ばれているかご存知ですか？
きっと家庭用電話機とビジネスフォンの機能の違いを理解していないとビジネスフォンを導入するメリットは想像しにくいと思います。
まずは、なぜビジネスフォンがいいのか、導入するメリットをご紹介します。
メリット：複数の着信に対応できる
ビジネスフォンは同一の番号を保有していても、契約回線数の数だけ同時に対応することができます。
４回線の契約ならば、４つの異なる電話番号からの着信も別の電話機で対応が可能です。
メリット：内線通話が可能
ビジネスフォンはそれぞれの電話機に内線番号を振り分けることができ、その番号に社内から発信し、通話することができます。
内線電話は通話料金が発生しないので、業務効率化につながるだけでなく、経費削減、コミュニケーションの円滑化にも繋がります。
メリット：電話を保留して転送できる
自分宛の電話ではないものを取っても、保留してほかの電話機へと転送することができます。
担当者は電話を受けた電話機まで移動する必要もなく、自分のデスクでスムーズに電話対応ができます。
２．効率化に繋がる最新ビジネスフォンの機能
モバイル内線化
携帯電話やスマートフォンの内線化することで、社内外でビジネスフォンの機能が利用できます。
外出中の人や離席している人にも直接連絡をとれるので、取り次ぎの手間が軽減され、外出中の営業や工場内などでのコミュニケーションがもっとスムーズにいきます。
また、内線化することで社外からの通話もすべて無料になり通信費削減にも貢献します。
こんな方におススメです！
- 外回りの営業が多く、ほとんど社内の固定電話を利用しない
- 海外出張時の通話料金が高くて困っている
- 外出している人との電話のやり取りが多い
ボイスメール
ボイスメールとは音声メッセージを残し、後からでも確認できるシステムです。
外出先からでも自分宛のメッセージを確認したり、離席中にかかってきた電話の内容を確認することができます。
電話相手との会話もそのまま録音し、伝えたい人に伝言ミスなくありのまま伝えられるので、行き違いが起こる心配もいりません。
特に、クレームの電話や証拠としてとっておきたい電話内容はボイスメールでしっかり記録しておきたいですね。
こんな方におススメです！
- 伝言をメモやメールで伝えるのが面倒に感じる
- 新人研修の際など、電話応対のチェックのために記録しておきたい
- クレームの内容を正しく記録し、報告したい
IP内線化
複数ある拠点間をIPネットワークで接続して内線化することで、通信コストを大幅に削減することができます。
こんな方におススメです！
- 拠点が複数点在しており、個拠点の通話料金が高額になっている
- 他の拠点に転送したい
- 拠点間通話が多い
- サテライトオフィスなどにかかってきた電話に応対したい
センサー・ネットワークカメラとの連動
ビジネスフォンはセンサーやネットワークカメラと連動することができます。
外部センサーと連動することで、オフィスに不審者が侵入してきても警告音を発して、威嚇することができます。
ネットワークカメラではオフィスの様子を映像で確認することができセキュリティ強化に一役買います。
こんな方におススメです。
- オフィスや立入禁止区域への侵入を監視したい
- 小人数体制で、みんな外出している時も多く、オフィスのセキュリティを強化したい
- 低コストで手軽に防犯対策をしたい
３．まとめ
今回はビジネスフォンを導入するメリットやより業務効率化に繋がるビジネスフォンの機能を紹介しました。
家庭用電話機ではできないことが可能になるビジネスフォンは会社には必須といえます。それ以上にビジネスフォンの機能はたくさんあり複雑に感じることもありますが、活用できると普段の業務での負担を軽減することができたり経費を削減することもできます。
ぜひ、せっかくビジネスフォンを利用されているのでしたら上手く機能を活用しましょう！